Le télétravail fait partie des nouvelles organisations et méthodes de travail permettant de conjuguer vie professionnelle et personnelle.

Cette pratique a été adoptée et instaurée chez Xelya depuis plusieurs années. Tous les collaborateurs sur site ont la possibilité de prendre un jour en télétravail chaque semaine et 40 collaborateurs sur 128 travaillent à distance à plein temps.

Les collaborateurs de Xelya sont les premiers utilisateurs de ses services modulables et convergents sur le Cloud qui offrent des avantages considérables : une meilleure collaboration, mobilité et sécurisation des données. Du logiciel métier complet regroupant toutes les solutions nécessaires à la gestion complète de l’activité, à la puissance de Teams (plateforme de collaboration, partage et centralisation des données), en passant par des équipements informatiques puissants, par ses partenariats forts avec Microsoft et Dell, et d’accès VPN sécurisés bien évidement déjà mis en place : toutes les conditions idéales sont bien réunies pour assurer le bien-être de ses collaborateurs et leur performance à distance. Xelya était prête déjà au télétravail !

A l’annonce des mesures de confinement, un grand nombre d’entreprises et de dirigeants se sont retrouvés démunis face aux nombreux obstacles techniques liés à la mise en place du télétravail pour permettre la continuité de leurs activités durant cette période. Pourtant, Xelya est la preuve que cela fonctionne et a pu faire face à la nécessité du travail à distance.
Confinement mais pas isolement ! Avec la culture du télétravail déjà installée, les collaborateurs ont pu assurer efficacement la continuité de l’activité, chacun chez soi, en maintenant une meilleure cohésion et synchronisation entre toutes les équipes. Et ça, même autour d’un coffee-time en vidéo-conférence, une pratique que nous apprécions chez Xelya !

Covid-19, Plein phare sur une expérience inédite

Nous vivons une crise sans précédent. Il y aura un avant et un après. Nous pensons que cette épreuve est une formidable opportunité pour se réinventer. Nous avons dû bien évidement nous adapter et mettre en place de nouvelles manières de travailler.

Cela commence avec notre président, Cyril Bouchet, qui communique quotidiennement des messages rassurants en expliquant l’impact de cette crise sur notre activité et les nouvelles stratégies à mettre en œuvre pour rebondir et franchir les obstacles. Son authenticité, sa spontanéité et sa transparence sont les meilleurs épouvantails contre l’inquiétude et la crispation des collaborateurs. Dès le premier jour du confinement, il a mis en place un canal de conversation « cafétéria », dans Teams, invitant tous les collaborateurs à s’y retrouver et partager des moments conviviaux comme à la cafétéria du bureau.

Durant cette période difficile qu’était le confinement, nous avons pris le temps de recueillir des témoignages d’un certain nombre de collaborateurs de différents pôles qui ont souhaité partager leur vécu pour refléter le climat de travail au sein de Xelya. A travers ces quelques témoignages, découvrez les coulisses de Xelya durant cette période.

Nous ouvrons le bal avec Denis Moullard, Directeur Associé en charge des ventes newbiz, qui nous décrit avec émotion le ressenti général au sein de Xelya :

« Nous vivons un moment historique et inattendu ! Dans cette extraordinaire situation, nous avons su être capables de nous adapter rapidement avec une incroyable efficacité à se réorganiser.

Nous sommes ensemble sans l’être grâce aux outils de communication. Nous arrivons à créer une entité forte malgré cette distanciation sociale avec beaucoup d’entraide, de considération et de respect. Je crois que nous n’avons jamais été aussi proches les uns des autres qu’en cette période d’éloignement. Nous nous retrouvons et nous nous comprenons mieux.

Autre constat, je nous trouve beaucoup plus efficaces en travaillant chez soi : on est plus synthétique ; on va droit à l’essentiel ; on commence les réunions à l’heure et on les finit à l’heure. On est beaucoup moins distrait. Pour ma part, je pense que je travaille une fois et demie voire deux fois mieux en télétravail qu’au bureau. Et c’est le cas de toute l’équipe commerciale, nous sommes ultra efficaces.

Côté organisationnel de Xelya, nous avons la qualité et la chance d’avoir un capitaine. Avec le Comité de Direction qui sait faire face à cette période chargée en prises de décisions mais plus particulièrement grâce à Cyril Bouchet, Président de Xelya, qui tient très bien son rôle de façon très structurée et structurante. Il donne des directives claires et faciles à appliquer. Nous comprenons bien ses messages auxquels nous portons tous un grand intérêt. Comme au sein de toutes les équipes, nous avons suivi la recommandation de cadencer des points d’équipe quotidiens au pôle commercial que l’on n’avait pas forcément le temps de mettre en place au bureau. Plus formels mais plus structurants, c’est une révélation pour moi ! »

Denis, quel est le principal rôle des commerciaux en ce moment ?

« Nous avons la chance d’être un cordonnier bien chaussé. Nous sommes les pratiquants convaincus des outils et services que nous commercialisons parce que nous le vivons ! Nous pouvons ainsi guider nos clients et les accompagner en fonction de leurs besoins actuels pour faire face à cette crise. Notre rôle est plus un rôle de conseil avant tout. Notre compassion et notre solidarité ont modifié la relation commerciale. »

Pour finir, peux-tu nous dire quel est ton plus bel accomplissement personnel ou professionnel en cette période ?

« D’avoir pu rejoindre ma mère de 83 ans pour qu’elle ne vive pas seule son confinement, sans sacrifier mon boulot ! J’ai réussi à concilier vie personnelle et vie professionnelle. »

Florian, Responsable des Ventes et de Victoria, Consultante Stratégie, Transformation et Performance prennent la parole et partagent leurs expériences.

Florian, comment as-tu géré la mise en télétravail et tes nouvelles conditions de travail ?

« Mettre tout le monde en télétravail, s’est fait très rapidement et sans douleur. Nous avions tous les équipements informatiques adéquats à disposition et le fait que nos outils soient dans le Cloud a facilité le départ rapide des bureaux. En plus de mon laptop, j’ai pu prendre mes deux écrans et ma station d’accueil. Au niveau confort, je suis donc aussi bien installé qu’au bureau et donc aussi efficace. On a l’habitude de travailler avec des personnes à distance, nous avons donc culturellement l’aptitude à pouvoir faciliter les échanges et manager à distance, mais aussi la culture de la confiance. C’est assez plaisant de travailler dans ces conditions ! »

Peux-tu nous décrire en trois mots ta journée de travail type en ce moment ?

« Profonde, reposante et immobile. Profonde, parce que je suis plus sur des sujets de fond et pas sur quatre sujets à la fois. Reposante, parce que je suis dans le silence absolu et personne ne vient me déranger ! Immobile, parce que je fais beaucoup moins de pauses qu’avant. Pas de pauses café, je ne bouge presque pas de ma chaise. C’est pour cela que je m’astreins à faire du sport quotidiennement ! »

Victoria, le télétravail en confinement, c’est quoi pour toi ?

« Tout d’abord, je tiens à remercier la direction. Un grand merci ! J’arrive à travailler dans un endroit bien confiné où je me sens en sécurité, sans changer mon confort de travail. Je suis équipée comme au bureau donc performante même si je suis à la maison. C’est très plaisant de ne pas avoir d’inquiétude sur son travail avec une direction qui nous aide et nous rassure beaucoup. Je ne peux pas me plaindre. J’ai la chance de pouvoir télétravailler sur ma terrasse quand il fait beau, à l’air frais en plein confinement, c’est un énorme avantage !

Je souhaite souligner le fait que mes journées sont bien structurées et la souplesse du télétravail permet une certaine liberté pour fixer son emploi du temps en conciliant au mieux la vie professionnelle et personnelle surtout pendant cette période.

Je suis relativement satisfaite du télétravail et je ne serais pas contre l’idée de télétravailler plus fréquemment. En revanche, j’ai hâte de revoir mes collègues ! »

Marine Simon, Administratrice Systèmes et Réseaux, et Arnaud Thémoin, Responsable Lead Manager nous racontent quels ont été leurs principaux défis et comment ont-ils dû adapter leurs activités ?

Marine : « Les deux premières semaines ont été relativement surchargées et donc difficiles. Dans notre service, nous avons été très sollicités par nos clients concernant la mise en place des connexions à distance. Toutefois, en cette période d’urgence, la relation avec les clients est différente et facile à la fois. La plupart d’entre eux ont été plus que compréhensifs sur notre surcharge de travail ponctuelle dûe à la mise en place de services dont ils ont tous eu besoin au même moment. Dans mon équipe, habituellement, personne n’est en télétravail permanent.

Nous avons dû changer notre façon de communiquer et mettre en place de nouvelles méthodes de travail. Teams nous facilite la communication et la coordination au sein de l’équipe. Je tiens à remercier la direction de nous avoir mis à disposition tous les outils nécessaires au bon fonctionnement de notre service, et ce avant les mesures de confinement. Cela nous a permis de travailler correctement comme au bureau.

Nous avons même pu intégrer deux nouveaux collaborateurs au sein de notre équipe en pleine période de confinement ! Un vrai défi, et pourtant réalisé ! »

Arnaud : « Mon activité a pris un tout autre chemin au vu des difficultés imposées par la gestion de cette crise chez nos prospects. Mon équipe est plus axée sur l’accompagnement et la solidarité envers nos prospects et nos clients. De façon très pro-active, nous avons accentué et élargi le rôle de notre comité éditorial pour pouvoir proposer des articles et des webinars pertinents à forte valeur ajoutée, avec des sujets comme les difficultés et les enjeux de la gestion de crise.

Nous sommes impliqués dans de nombreux projets de groupes, et bien évidement nous nous attelons à « ranger notre chambre » pour reprendre l’expression de notre président. C’est-à-dire faire tout ce que nous n’avons pas le temps de faire en temps normal et nous concentrer sur des sujets de fond. »

Arnaud, si je te demande que contient ta liste de vœux non pas pour la fin de l’année mais aujourd’hui ?

« Avant tout que nous puissions retrouver rapidement une certaine liberté. Mais aussi que les structures de services à la personne ne soient pas trop affaiblies et soient mieux considérées. Je souhaite que nous n’ayons pas trop d’effets négatifs à subir post-confinement. Dans un autre registre, étant confiné seul dans un 27m2, je pense qu’il me faudrait sans hésiter avoir recours aux services d’une femme de ménage et d’un cuisinier à domicile ! »

Nous ne pouvions pas rédiger cet article sans recueillir le témoignage de notre Talent Recruiter, Pierre-Jean Moutté. Comment le service RH a-t-il adapté ses activités professionnelles ? Quelles nouvelles manières de travailler ont été mises en place et que cela implique-t-il ? Très concrètement, Pierre-Jean, le confinement ça change quoi ?

« Le premier point que je souhaite évoquer et le plus marquant pour moi, ce sont nos réunions RH tous les matins de 10h à 11h. Des moments de convivialité où l’on fait aussi bien le tour des informations professionnelles et personnelles. Le fait de suivre le quotidien de chaque personne de l’équipe nous rapproche énormément. Le second point est bien évidement la « Cafétéria virtuelle » et les pots virtuels. Bien en vie et bien en joie ! Une bonne ambiance comme à la cafétéria au bureau. Nous pouvons échanger avec les collaborateurs avec qui nous ne travaillons pas forcément tous les jours ou en direct, mais que nous avons l’habitude de côtoyer au bureau. Cela nous permet de retrouver nos affinités et de belles rigolades. Le dernier point dont je souhaite vous faire part, c’est évidemment le changement du mode des entretiens.

Nous avons dû nous adapter et j’apprécie d’autant plus la souplesse que m’accorde notre DRH pour mener les entretiens. J’ai été confronté dès le premier jour de confinement à un entretien que nous avons maintenu en mode visioconférence. J’ai dû casser les codes pour m’adapter à la situation. Je peux vous mentionner un entretien qui s’est fait en mode selfie ! Le candidat avait un casque de gamer et moi, j’avais mes cartons de déménagement en fond d’écran. Cela peut-être un peu déstabilisant mais en réalité ça ne pose aucun problème car l’un de mes critères de sélection est « être sérieux sans se prendre au sérieux » qui est aussi l’une des valeurs de Xelya ! »

La situation exceptionnelle de confinement imposé a permis aux collaborateurs de découvrir et d’apprécier les conditions de télétravail. Mais qu’en pensent les collaborateurs qui travaillent à distance à plein temps ? Allons donc faire un petit tour de ces habitués au télétravail

Nathalie Decoopman, tu occupes le poste de Responsable des Formations chez Xelya, et en télétravail à plein temps. Observes-tu des changements dans ton activité professionnelle dûs au confinement ?

« Télétravail, formations à distance… Effectivement notre organisation nous permet cette continuité d’activité. Un point des plus satisfaisants en ce moment, c’est la réaction de nos clients agréablement surpris par notre aptitude à pouvoir maintenir les formations en les proposant à distance. C’est génialissime ! Toutefois, nous avons dû nous adapter à quelques décalages liés à l’activité de certains de nos clients, ce qui me laisse du temps pour avancer sur l’audit de certification « Qualiopi » concernant le financement des formations et qui va être obligatoire en janvier 2021.

Chez Xelya, nous assistons également à une continuité relationnelle avec la « cafétéria » virtuelle. Ce que nous vivons en ce moment entre collaborateurs est riche ! Du partage, des rires, des silences entendus, des inquiétudes exprimées… Une belle histoire d’humanité ! »

Quels conseils donnerais-tu aux nouvelles recrues ?

« Le plus important est de gérer son espace de travail et d’organiser ses journées pour ne pas se laisser distraire par ce qu’il y a autour. Ce n’est pas si simple quand on n’a pas l’habitude. Nous avons à disposition un super outil « Teams », il ne faut donc pas hésiter à aller vers les autres. En ce qui me concerne, depuis que j’ai intégré Xelya, je ne me suis jamais sentie seule, même en étant à distance, grâce à cette forte cohésion d’équipe et aux outils de collaboration. »

Mélanie Couric, Chargée de Qualité Développement, arrivée en septembre eu sein de l’équipe Xelya, télétravailleuse à plein temps, est fière quand elle parle de Xelya à son entourage.

« Effectivement, je suis fière de pouvoir dire que Xelya a été au point pour mettre tous les salariés en télétravail sans contrainte malgré la situation. »

Parmi les adaptations qui ont dû être mises en place pour améliorer les conditions de travail à distance, lesquelles retiens-tu ?

« Le coffee-time pour débuter la journée ! C’est le rendez-vous quotidien, des échanges riches avec toute mon équipe, qui renforce l’esprit d’équipe mais aussi permet d’affronter le confinement, en rendant la situation moins anxiogène. Le soutien et la solidarité de notre équipe nous permet aussi de travailler dans de bonnes conditions et d’avancer sur des adaptations essentielles, telles que la télégestion ou la paie, de façon à accompagner et aider nos clients à gérer cette crise. »

Céline Garde, Ingénieur Développement et Gaëlle Ame, Chef de Produit pour notre marque Ozmo, partagent également leurs témoignages :

Céline : « Etant une télétravailleuse à temps plein et de nature assez casanière, je ne suis pas trop perturbée ! Côté travail, je n’ai donc pas l’impression d’être en confinement. Le petit plus de cette situation, c’est encore plus de convivialité ! Bien que la communication soit déjà un point fort chez Xelya, aussi bien au sein des équipes, qu’avec tous les collaborateurs y compris la direction. Maintenant c’est encore plus !

Je suis maman de deux grands enfants, donc autonomes mais il faut tout de même suivre les cours et les devoirs. J’ai donc organisé mes journées de travail pour pouvoir leurs consacrer du temps et je trouve cela très agréable ! Toutefois, je dois faire face à un problème technique : mon moule à gâteau est cassé ! La pâtisserie est une de nos activités phare en ce moment … La galère ! »

Gaëlle : « En tant que télétravailleuse permanente, la situation imposée par le Covid-19 ne bouleverse finalement qu’assez peu mon quotidien… Modulo la présence de mes enfants à la maison. Cela donne lieu à quelques rigolades avec les collègues quand il faut interrompre cinq minutes une réunion en cours parce que l’un des enfants a besoin d’aide aux toilettes …
Le gros plus tout de même pour moi maintenant, est que je n’ai plus besoin de demander aux collègues de brancher leur webcam, presque tous le font naturellement ! »

Nous comptons aussi Maud Corréas, Customer Success Manager pour notre marque Ximi, parmi nos télétravailleurs à plein temps. A quoi ressemble ton quotidien et quel est ton rôle vis-à-vis de tes clients dans cette situation ?

« Nous sommes quelques télétravailleurs à habiter les alentours de Lyon et nous avions pris l’habitude d’organiser des moments de travail ensemble quelques jours par semaine. Je sais que d’autres petits groupes se sont ainsi créés dans d’autres régions. Nous subissons donc aussi le confinement qui perturbe nos habitudes. Mais je suis tout de même déjà habituée au travail à distance, j’ai donc changé mon espace de travail de place, afin de sentir un plus grand changement …

Côté activité, nous sommes dans une phase très intéressante à mon sens. Une phase plus axée sur le conseil à la fois pour accompagner nos clients pour faire face à la gestion de la crise et les aider à envisager au mieux les prochaines semaines. Nos clients doivent surmonter de grandes difficultés, mais cette période ouvre également de nombreuses opportunités. C’est par exemple le moment de faire ce qu’ils n’ont pas le temps de faire en temps normal.

Notamment la dématérialisation du fameux classeur étiqueté « à classer » ! Mais aussi de se pencher sur des sujets de fond tel que l’amélioration de la gestion de la trésorerie avec la mise en place des prélèvements automatiques. Mon rôle est de les soutenir en leur apportant toute mon expertise du métier étant issue du secteur. »

Pour conclure ce petit tour de table sur cette expérience unique vécue par des collaborateurs de Xelya, Jamil Hijazi, Directeur Associé, en charge du Marketing et de la Stratégie, prend la parole avec une pointe d’humour !

« Xelya a été, sans surprise, remarquable de réactivité et d’efficacité pour se mettre en ordre de marche dès le début du confinement. Nous avions la pratique régulière du télétravail au sein de l’entreprise avec, en moyenne pour les xelyans de St Cloud, une journée par semaine sous cette forme de travail. Et depuis l’épisode de la grippe H1N1, nous avions intégré la nécessité de pouvoir basculer en télétravail complet pour toute l’entreprise. Nous avons donc été opérationnels de manière rapide et efficace. Naturellement cela nous a permis de répondre tout de suite présents pour nos clients. Ces derniers, de la même façon, ont pu être totalement opérationnels dès le premier jour du confinement grâce à nos services. Cela s’est traduit par de nombreux messages positifs et très encourageants de leur part.

Je suis également très fier de l’état d’esprit positif et solidaire de mon équipe durant toute cette période de confinement. Et pourtant, dès le 12 mars, juste après la première allocution du Président de la République, nous étions soumis à une rude épreuve : nous devions annuler l’événement majeur pour Ximi, chez Microsoft, prévu le lendemain, le vendredi 13. Nous n’avons pas épilogué sur la chance ou malchance de cette date. Même si certains de nous étions un peu KO debout, nous avons su nous remobiliser, sans délai, avec l’énergie de toute l’équipe. Par exemple, nous avons redynamisé notre comité éditorial : il est devenu quotidien et très riche en contenus et échanges d’idées. Il s’est traduit par de nombreuses publications et webinars qui nous ont permis de garder le contact avec nos prospects ou clients.

Malgré cette belle énergie et nos solutions techniques, tout n’a pas été simple à mettre en place. Par exemple, l’usage des réunions en visioconférence avec Teams s’est hyper-intensifié au sein de l’entreprise et nos premiers jours étaient particulièrement chargés ; rapidement, nous avons fait en sorte que les réunions débutent bien à l’heure et se terminent cinq minutes avant la fin, afin de pouvoir gérer les transitions plus sereinement. In fine, tout cela nous a permis de faire évoluer un peu notre façon de travailler et de continuer à gagner en efficacité. Le télétravail semble bien se confirmer comme une tendance de fond dans la société et a, « tout simplement », été accéléré par le confinement. Et cette évolution devrait naturellement être valable pour nos prospects et clients. »
A quoi ressemblent tes journées en télétravail ?

« Elles sont intenses, productives et avec de nouvelles formes de relation. »
Quelles évolutions mises en place te semblent nécessaires à maintenir dans « le monde d’après » ?

« Il est important de pouvoir conserver tous les gains d’efficacité et d’autonomie que nous avons obtenus avec une bonne organisation du télétravail ! Et peut-être ne faudrait-il pas oublier mes contributions à la cafétéria virtuelle où je m’étais engagé à mettre au moins une blague par jour ?! Heureusement, je l’avais fait sans engagement de qualité ! ? »

Qu’attends-tu de la part de ton équipe marketing à la sortie du confinement ?

« Je souhaite qu’elle reste elle-même avec toute sa solidarité, son énergie et son bon sens ! J’attends aussi de pouvoir nous retrouver « pour de vrai » dès que cela sera à nouveau possible : cela nous manque… Et je pourrais aussi m’attendre à ce que nous publiions un ouvrage culinaire, avec toutes les recettes cuisinées par les membres de notre équipe pendant le confinement ! Elles m’ont bien souvent mises en appétit alors que nous n’en étions qu’au moment du coffee time du matin, pour nos réunions quotidiennes : c’est peut-être à cause de ça que ma ligne ne s’est pas arrangée durant le confinement ? . »

Dans la lignée du témoignage de Jamil, nous vous proposons de partager un passage du jour 38 du journal de bord de notre DRH, Sarah Cruveillé, tenu sur LinkedIn. Sarah a partagé son expérience de cette situation inédite à la fois côté boulot et côté personnel. Vous pourrez constater que chez Xelya, bien que la mise en télétravail de tous les salariés ait été simple ce qui a permis d’être en ordre de marche rapidement, Xelya souhaite profiter de cette expérience pour continuer à s’améliorer …

« Côté boulot …

Ce matin, réunion avec le Directeur Produit, le directeur R&D et le Président pour brainstormer ensemble sur la manière d’améliorer l’Expérience Collaborateur. Après avoir passé des années à développer des fonctionnalités incroyables pour nos clients, nous avons décidé de consacrer du temps, de l’énergie et des ressources à notre propre organisation. Améliorer les outils mis à disposition de nos collaborateurs aura deux conséquences positives, les rendre plus efficaces et rendre leur travail plus agréable, donc améliorer leur bien-être. En chemin pour préparer le monde d’après … »

Un grand merci à nos collaborateurs pour ces témoignages inspirants sur la façon dont ils ont vécu et réinventé, à leur manière, leur travail durant la période des plus difficiles.