Un Système de Management est un cadre structuré qui permet à une entreprise d’organiser, contrôler et améliorer ses activités pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il repose sur des processus définis, des responsabilités claires et une démarche d’amélioration continue.
L’adoption d’un Système de Management Intégré (SMI) au sein de Xelya s’inscrit dans une démarche stratégique visant à optimiser la gestion de la qualité et de la sécurité. Un SMI permet de combiner plusieurs systèmes de management en une structure unifiée, favorisant ainsi l’efficacité et la conformité aux réglementations.
Pour répondre aux exigences les plus strictes, Xelya s’appuie sur quatre normes principales (on parle aussi de quatre systèmes de management) : l’ISO 20000 pour la gestion de la qualité, l’ISO 27001 pour la sécurité de l’information, l’ISO 27018 pour la protection des données personnelles (RGPD) et la certification HDS pour l’hébergement des données de santé.
Pourquoi mettre en place un Système de Management Intégré ?
Le SMI s’adresse à toutes les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, dans divers secteurs d’activité. Il est particulièrement utile pour les organisations qui ont besoin de gérer plusieurs systèmes de management de manière cohérente et efficace.
Les bénéfices du Système de Management Intégré sont nombreux :
- Amélioration de la coordination entre les processus internes, favorisant une gestion plus fluide et cohérente.
- Efficacité accrue grâce à l’intégration et à la coordination optimales des systèmes de management.
- Réduction des coûts, en diminuant les audits redondants et en rationalisant les processus de certification.
- Gestion renforcée des risques, assurant une meilleure maîtrise des enjeux de sécurité et de qualité.
- Conformité réglementaire stricte, en répondant aux exigences légales en matière de protection des données et de qualité de service.
- Amélioration continue, avec une structure propice à l’identification et à la mise en œuvre rapide des bonnes pratiques.
- Transparence accrue envers les clients, renforçant la confiance et la satisfaction.
Les audits : un levier de performance
Les audits jouent un rôle essentiel dans le fonctionnement et l’optimisation continue du SMI. Ils mobilisent de nombreux collaborateurs, impliqués à chaque étape du processus : préparation, réalisation, actions correctives et suivi.
Cette dynamique collective garantit que le SMI est pleinement ancré dans l’organisation et porté par l’ensemble des équipes, bien au-delà de la seule direction.
Audits internes
- Réalisés annuellement par des auditeurs formés sur les normes concernées.
- La sélection de ces auditeurs est effectuée avec une grande rigueur, afin de garantir la qualité, l’exhaustivité et la fiabilité de l’audit. Cette exigence permet d’assurer un haut niveau de contrôle et de prévenir tout risque de non-conformité non détectée.
- Objectif : identifier les axes d’amélioration et résoudre les non-conformités avant l’audit externe.
- Durée : une semaine, couvrant différents aspects du SMI chaque année.
Audits externes
- Réalisés par des organismes certificateurs (AFNOR, Bureau Veritas, etc.). Xelya a fait appel à Bureau Veritas lors de la certification initiale, puis a choisi de s’appuyer sur AFNOR pour le renouvellement de certification en 2024. Ce changement de certificateur permet de bénéficier d’un regard neuf et d’ouvrir de nouvelles perspectives d’amélioration.
- Deux types d’audits :
- Certification ou renouvellement : tous les trois ans.
- Suivi annuel : vérification des conformités intermédiaires.
- Durée : deux semaines pour la certification, une semaine pour les audits de suivi.
L’impact du SMI sur nos clients
Le SMI apporte des garanties solides à nos clients en matière de sécurité et de qualité de service :
- Sécurité accrue : Protection optimale des données sensibles.
- Confiance renforcée : Respect des engagements contractuels et des exigences réglementaires.
- Amélioration continue : Réduction des interruptions de service et optimisation des processus.
- Conformité sectorielle : Pour nos clients médico-sociaux, notre certification HDS garantit une adhésion aux exigences de la loi d’avril 2018 et du programme « Ma Santé 2022 ».
Le rôle clé de notre Coordinatrice ISO
La mise en place et le suivi du SMI nécessitent un pilotage rigoureux. Notre Coordinatrice ISO joue un rôle central dans :
- L’intégration et la supervision des normes.
- La gestion documentaire : mise à jour des procédures et suivi des audits.
- La formation et la sensibilisation des collaborateurs.
- La planification et le suivi des audits internes et externes.
Un SMI au service de la fiabilité et de la conformité
Grâce à notre SMI, nous optimisons la gestion de la qualité et de la sécurité, garantissant ainsi la fiabilité et la conformité de nos services. Cette démarche structurée garantit une protection optimale des données sensibles et une réponse efficace aux exigences réglementaires.
Nous poursuivons une amélioration continue de nos processus afin d’assurer une satisfaction optimale de nos clients et partenaires.
